Algemene Voorwaarden is een juridisch document dat dient als de basis voor de relatie tussen enerzijds jouw organisatie als dienstverlener of verkoper en anderzijds de klant. Dat klinkt streng en juridisch. Sorry dat kan helaas even niet anders. De klant kan zakelijk zijn maar ook een consument.
In je Algemene Voorwaarden vermeld je belangrijke informatie over de rechten en plichten van jou als dienstverlener of verkoper en je klant. Het nut van Algemene Voorwaarden zal duidelijk zijn: je voorkomt hiermee geschillen en je beschermt je organisatie. In dit kennisbankartikel geven we aan wanneer je Algemene Voorwaarden nodig hebt en krijg je praktische tips voor het opstellen van goede Algemene Voorwaarden.
Wanneer heb ik Algemene Voorwaarden nodig?
Hieronder geven we aan in welke gevallen je Algemene Voorwaarden nodig hebt.
Verkoop van goederen of diensten
Bied je producten of diensten aan? Dan is het verstandig om Algemene Voorwaarden op te stellen zodat je die kunt verbinden aan je aanbieding.
Online verkoop
Verkoop je producten of diensten online? Dan is het echt essentieel om goede Algemene Voorwaarden te hebben. In je voorwaarden geef je onder meer aan welke betalingsvoorwaarden je hanteert, wat je verzendbeleid is en welk
garantie- en retourbeleid van toepassing is.
Zakelijke overeenkomsten
Doe je zaken met andere bedrijven/organisaties en ben je dus actief in de business to business? Ook dan is het echt aan te raden om Algemene Voorwaarden te hebben en ze te laten gelden als basis voor al je transacties en overeenkomsten.
Tips voor het opstellen van goede Algemene Voorwaarden
1. Houd het beknopt en begrijpelijk
Schrijf je Algemene Voorwaarden in duidelijke, begrijpelijke taal en houd het kort. Hierdoor kunnen je klanten en zakelijke partners je Algemene Voorwaarden gemakkelijk begrijpen. Je hoeft niet alles zelf te bedenken. Zoek op internet de Algemene Voorwaarden op van een organisatie die vergelijkbaar is met die van jou en maak een eigen conceptversie van je Algemene Voorwaarden.
2. Laat een jurist meekijken
Natuurlijk wil je dat je Algemene Voorwaarden passend zijn voor jouw organisatie en je klanten en dat ze voldoen aan wettelijke vereisten zodat ze - heel belangrijk natuurlijk - rechtsgeldig zijn. We raden je daarom aan om een jurist te laten kijken naar de door jou opgestelde conceptversie van je Algemene Voorwaarden. Dat geldt ook als je je huidige Algemene Voorwaarden een paar jaar geleden hebt laten opstellen. Aan het werk van een jurist zijn uiteraard kosten verbonden, maar die investering is zeker de moeite waard want je voorkomt hiermee geschillen en financiële claims.
3. Neem een wijzigingsclausule op
Neem in je Algemene Voorwaarden sowieso een bepaling op die je het recht geeft om je Algemene Voorwaarden op elk moment te wijzigen. In dat geval moet je ook vermelden hoe klanten zich op de hoogte kunnen stellen van die wijzigingen.
4. Geef complete prijs-informatie
Specificeer in je Algemene Voorwaarden heel duidelijk je prijzen en betalingsmethoden en eventuele extra kosten, bijvoorbeeld voor verzending.
5. Wees duidelijk over retouren en geschillen
Geef in je Algemene Voorwaarden duidelijk aan wat het beleid van jouw organisatie is bij retourzendingen, garantie, terugbetalingen en (juridische) geschillen.
6. Informeer over je communicatiewijze en privacybeleid
Wees in je Algemene Voorwaarden heel duidelijk over de manier waarop en de vorm waarmee je communiceert met je klanten. In je Algemene Voorwaarden kun je bijvoorbeeld vermelden dat je opdracht tot levering alleen geldt nadat de klant de opdrachtbevestiging tijdig heeft geaccordeerd. Vermeld in je Algemene Voorwaarden hoe dan ook je beleid op het gebied van cookies op je website of website maar ook je privacybeleid. Bij dat laatste is het van belang om te voldoen aan privacywetten zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in het Engels aangeduid met GDPR (General Data Protection Regulation).
7. Geef makkelijk toegang
Zorg ervoor dat je Algemene Voorwaarden gemakkelijk te vinden zijn. Heb je een website of webshop, dan kun je bijvoorbeeld een link plaatsen naar je Algemene Voorwaarden (tekst of een PDF). Die link kun je onder meer plaatsen in de ‘footer’ van je website en/of op je contactpagina. Het is aan te raden om je Algemene Voorwaarden aan een klant te verstrekken voordat je een overeenkomst met hem of haar aangaat. Dat kan via e-mail met een PDF of een link naar de Algemene Voorwaarden op je website of webshop. Het is ook mogelijk om een fysiek document, zoals een print van je Algemene Voorwaarden, te overhandigen of op te sturen. Hoe dan ook: te adviseren is dat je klant, voorafgaand aan de aankoop/bestelling, weet of kan weten wat je Algemene Voorwaarden zijn. Een jurist weet wat de huidige precieze voorwaarden en eisen op dit gebied zijn.
8. Deponeren van je Algemene Voorwaarden
Het laten deponeren van je Algemene Voorwaarden is niet altijd wettelijk verplicht. Maar deponering is wel aan te raden omdat je dan altijd een bewijs hebt van de inhoud en de datum waarop ze van kracht zijn geworden. Je kunt je Algemene Voorwaarden voor een relatief gering bedrag deponeren bij de Kamer van Koophandel en je kunt ze juridisch laten vastleggen in een notariële akte. In het algemeen biedt een notariële akte meer juridisch gewicht en een betere juridische bescherming dan een deponering bij de Kamer van Koophandel. De kosten voor een notariële akte zijn aanzienlijk hoger dan bij en KvK-deponering. Wat de beste keuze is sterk afhankelijk van onder de branche waarin je actief bent.
Algemene Voorwaarden kort samengevat
Algemene Voorwaarden zijn van essentieel belang voor je (zakelijke) activiteiten. Ze bieden duidelijkheid en bescherming voor jouw organisatie en je klanten. Door je nieuw opgestelde of bestaande Algemene Voorwaarden te laten controleren door een jurist voorkom je juridische problemen en onnodige kosten.